Welke kosten vergelijk je eigenlijk?
Boekhouden bestaat uit verschillende onderdelen: software gebruiken, documenten verzamelen, gegevens invoeren, boekingen controleren, aangiftes verzorgen en het jaar afronden. Niet ieder aanbod bevat dezelfde onderdelen. Zet ze naast elkaar voordat je maandprijzen vergelijkt.
Vraag ook wat als meerwerk geldt. Denk aan een achterstand wegwerken, ontbrekende stukken uitzoeken, adviesgesprekken of de inrichting van een bestaande administratie. Een offerte wordt bruikbaarder zodra duidelijk is welk deel je zelf oppakt.
- Welke werkzaamheden zijn inbegrepen?
- Hoeveel facturen mag je aanleveren?
- Zijn alle bedragen exclusief of inclusief btw?
- Wat kosten extra documenten en advies?
- Hoe lang loopt de overeenkomst?
- Wordt de jaarafsluiting apart berekend?
De goedkoopste invoer is de invoer die niet dubbel hoeft
Je kunt veel werk besparen door facturen compleet aan te leveren en herkenningsresultaten zelf te controleren. Een ontbrekende factuur zoeken kost meestal meer tijd dan een duidelijke factuur nakijken. Goed voorbereid aanleveren is daarom niet alleen prettig voor de boekhouder, maar ook voor je kosten.
Neem je eigen tijd wel mee in de vergelijking. Als je iedere maand uren vastloopt op dezelfde onderwerpen, is extra begeleiding mogelijk verstandiger dan alles zelf blijven uitzoeken. Kies op basis van je werkelijke administratie, niet op basis van het idee dat zelf doen altijd goedkoper moet zijn.
Een concreet voorbeeld: zelf voorbereiden met review
Bij Boek het lekker zelf! kost het abonnement €60 per maand excl. btw. Daarvoor zijn maximaal 40 facturen per maand inbegrepen. Je bereidt de boekingen zelf voor; Robert controleert ze en doet de btw-aangiftes. Het is een jaarcontract dat je maandelijks betaalt.
Dat is €720 excl. btw voor twaalf maandtermijnen. Voor een nieuwe administratie komt daar eenmalig €100 excl. btw set-up bij. Met 21% btw is een maandtermijn €72,60. Of en hoe jij btw kunt aftrekken, hangt af van jouw situatie.
Extra facturen kosten €0,80 per stuk excl. btw. Ongebruikte factuurruimte neem je mee binnen hetzelfde kwartaal; aan het einde van het kwartaal vervalt die ruimte. Advies op verzoek kost €90 per uur excl. btw. Een jaarrekening is een aparte aanvraag en betaling. Neem die onderdelen mee als je je totale kosten wilt vergelijken.
Wanneer past deze werkwijze wel en niet?
Deze werkwijze is geschikt als je je eigen documenten wilt beheren en bereid bent ontbrekende gegevens aan te vullen. Je houdt zelf zicht op je uitgaven en laat de controle over aan iemand met financiële ervaring.
Wil je geen enkel onderdeel zelf doen, of is je administratie complex? Vraag dan wat er nodig is voordat je kiest. Een lage prijs is geen goede deal wanneer de werkwijze niet bij je past. Bespreek de omvang van je administratie en vraag om een duidelijke afbakening.
Bronnen en achtergrond
Dit artikel geeft algemene uitleg over je administratie, geen persoonlijk fiscaal advies. Controleer bij bijzondere situaties de officiële regels of bespreek ze met een specialist.