Excel of een boekhoudprogramma: wat past bij een starter?

Wat Excel goed kan

Een spreadsheet is handig om een begroting te maken, je verwachte kosten te volgen en een klein aantal documenten in een overzicht te zetten. Je kunt je eigen kolommen kiezen en hoeft geen heel programma te leren voordat je begint.

De keerzijde is dat je zelf verantwoordelijk bent voor formules, versies en controles. Een rij verwijderen of een formule niet doortrekken kan het totaal veranderen zonder dat je dat merkt. Als je met een spreadsheet werkt, controleer dan steeds of alle rijen in de totalen zijn meegenomen en bewaar versies die je hebt afgesloten.

Waar boekhoudsoftware verschil maakt

Een boekhoudprogramma kan facturen, betalingen en openstaande posten met elkaar verbinden. Vaak kun je documenten aan boekingen koppelen en terugkerende gegevens hergebruiken. Welke mogelijkheden je krijgt, verschilt per programma en pakket.

Automatisering haalt niet alle inhoudelijke keuzes weg. Je moet nog steeds begrijpen bij welke rekening een aankoop hoort en wanneer een transactie controle nodig heeft. Factuurherkenning is een hulpmiddel voor invoer, geen oordeel over de zakelijke of fiscale behandeling.

Test met je eigen documenten

Kies niet alleen op de langste lijst functies. Neem een gewone inkoopfactuur, een bon, een verkoopfactuur en een creditnota. Kijk hoe je die invoert en hoe je ze later terugvindt. Vraag ook of je administratie kan worden geëxporteerd als je overstapt.

• Kun je het originele document terugvinden bij de boeking?
• Zie je welke facturen nog niet betaald zijn?
• Kun je een fout herstellen zonder het overzicht kwijt te raken?
• Kan je boekhouder met jouw inrichting werken?
• Welke functies zitten in het maandbedrag en welke kosten extra?
• Kun je gegevens en documenten exporteren?

Voorkom dat je twee administraties naast elkaar gaat bijhouden

Als je een programma gebruikt, laat dat dan je centrale administratie zijn. Een eigen spreadsheet kan daarnaast nuttig zijn voor planning, maar boek dezelfde facturen niet ook nog in een tweede systeem. Verschillende versies gaan na verloop van tijd uit elkaar lopen.

Stap je over vanuit Excel? Spreek af vanaf welke datum het programma leidend is. Controleer wat er nog openstaat, welke documenten al verwerkt zijn en welke beginstanden nodig zijn. Bij een bestaande administratie moet de inrichting aansluiten op wat er al is, niet opnieuw vanaf nul beginnen.