Boekhouding opzetten voor je eenmanszaak: een startchecklist

1. Leg je vaste bedrijfsgegevens vast

Zet je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, contactgegevens en de relevante btw-gegevens op één plek. Neem gegevens over uit de officiële correspondentie. Je btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer hebben verschillende functies. Gebruik niet zomaar het ene nummer op een plek waar het andere wordt gevraagd.

Controleer ook welke factuurnummering je gaat gebruiken. Kies een reeks die doorloopt en houd die consequent bij. Als je wisselt van programma, voorkom dan dat het nieuwe programma opnieuw begint met nummers die je al hebt gebruikt.

2. Maak een simpele documentindeling

Begin met een map per jaar en daarbinnen verkoop, inkoop, bank en afspraken. Je kunt per onderdeel maanden toevoegen als het aantal bestanden toeneemt. Kies vooral een indeling die je daadwerkelijk volhoudt.

Een naam als 2026-10-25_leverancier_factuurnummer.pdf is bruikbaarder dan scan_004.pdf. De bestandsnaam vervangt geen boeking, maar scheelt zoektijd als je later een vraag moet beantwoorden.

• Verkoop: verstuurde facturen en creditnota's.
• Inkoop: leveranciersfacturen en bonnetjes.
• Bank: afschriften en exports per periode.
• Afspraken: contracten, offertes en relevante correspondentie.

3. Houd de rekeningindeling klein en herkenbaar

Gebruik duidelijke grootboekrekeningen voor soorten omzet en kosten die je regelmatig tegenkomt. Een nieuwe rekening voor iedere leverancier maakt vergelijken juist moeilijker. Begin met de bestaande indeling van je boekhoudprogramma en bespreek uitzonderingen met degene die je administratie controleert.

Maak een kort lijstje met terugkerende leveranciers en de gebruikelijke rekening. Zo boek je hetzelfde telefoonabonnement niet de ene maand op telecom en de andere maand op algemene kosten. Het document blijft leidend: een leverancier kan verschillende soorten aankopen leveren.

4. Zorg dat je openstaande posten kunt volgen

Een verstuurde factuur is nog geen ontvangen betaling. Leg de factuur en de betaling daarom niet vast alsof ze hetzelfde moment zijn. Controleer regelmatig welke klanten nog moeten betalen en welke leveranciersfacturen jij nog moet voldoen.

Maak ook afspraken over het controleren van banktransacties. Een factuur die je al hebt verwerkt, mag niet opnieuw als kosten worden geboekt wanneer de betaling voorbij komt. De betaling hoort dan bij de bestaande factuur.

5. Laat de eerste periode vroeg controleren

Wacht niet tot het einde van het jaar om te ontdekken dat je maandenlang dezelfde fout hebt gemaakt. Laat de eerste complete periode controleren en vraag welke fouten je zelf kunt voorkomen. Dat is vaak nuttiger dan telkens losse boekingen te laten herstellen.

Voor een nieuwe administratie rekent Boek het lekker zelf! een losse set-upfee van €100 excl. btw. Bij een bestaande administratie hangt de inrichting af van wat er al staat en wordt het bedrag besproken. Je kunt eerst een kennismaking aanvragen voordat je aan een jaarcontract begint.