Begin met volledigheid
Controleer je mailbox en de leveranciersportalen waar je abonnementen lopen. Sommige leveranciers sturen alleen een melding dat een factuur klaarstaat. Download ook die documenten. Een automatische afschrijving is geen bewijs dat de factuur al in je administratie staat.
Loop vervolgens je bankafschrift langs om te zien of je voor zakelijke betalingen het bijbehorende document hebt. Maak een lijst met ontbrekende stukken en vraag ze direct op. Het is makkelijker om een bon van vorige week terug te vinden dan een van een halfjaar geleden.
Controleer de voorbereide boekingen
Vergelijk de herkende leverancier, datum, het factuurnummer en de bedragen met de originelen. Kies een passende grootboekrekening uit je eigen administratie. Controleer terugkerende leveranciers extra snel met je vaste afspraken, maar neem niet aan dat elke aankoop hetzelfde is.
Bij een twijfelgeval is een korte toelichting nuttiger dan een gok. Schrijf bijvoorbeeld dat een factuur meerdere diensten bevat of dat een aankoop ook privé wordt gebruikt. Zo kan de controle zich richten op het echte vraagstuk.
Bekijk openstaande bedragen
Welke klanten hebben nog niet betaald? Welke leveranciers moet je nog betalen? Vergelijk de openstaande posten met de betalingen die je kent. Let op deelbetalingen en één betaling voor meerdere facturen.
Check ook of een betaling per ongeluk als een tweede kosten- of omzetboeking is verwerkt. Een afwijking is niet altijd een fout, maar moet wel verklaarbaar zijn. Noteer het verschil en zoek het onderliggende document erbij.
Sluit af met een korte overdracht
Geef aan welke periode compleet is en welke documenten nog ontbreken. Maak duidelijk welke vragen de controleur moet bekijken. Een boekhouder kan een voorbereiding beter beoordelen als hij weet of de stukken volledig zijn.
In het klantportaal dien je complete boekingsvoorstellen in voor Roberts review. De gebruikskaart laat zien hoeveel facturen je hebt aangeleverd en welke ruimte je nog hebt. Ongebruikte ruimte schuift binnen het kwartaal door, maar dat is geen reden om documenten op te sparen tot de laatste week.
- Alle verkoopfacturen en creditnota's aanwezig.
- Alle ontvangen facturen en bonnen verzameld.
- Herkende gegevens gecontroleerd.
- Openstaande betalingen bekeken.
- Ontbrekende documenten en vragen genoteerd.
- Complete voorstellen ingediend voor review.
Bronnen en achtergrond
Dit artikel geeft algemene uitleg over je administratie, geen persoonlijk fiscaal advies. Controleer bij bijzondere situaties de officiële regels of bespreek ze met een specialist.