Factuurherkenning controleren: deze fouten zie je makkelijk over het hoofd

Is de leverancier echt de afzender?

Op een factuur staan vaak meerdere bedrijfsnamen. Bij een inkoopfactuur wil je de leverancier vastleggen, niet jouw eigen bedrijf dat bij het factuuradres staat. Controleer de naam bovenaan, de afzendergegevens en eventueel de contactgegevens in de voet van het document.

Een logo of een afwijkende handelsnaam kan voor verwarring zorgen. Pas een herkende naam niet blind aan naar de naam die je gewend bent, maar kijk welke partij de factuur daadwerkelijk heeft uitgereikt.

Controleer nummer en datum afzonderlijk

Een klantnummer, ordernummer of betalingskenmerk is niet automatisch het factuurnummer. Zoek de regel die expliciet als factuurnummer is aangeduid. Bij een creditnota staat er soms ook een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur; die verwijzing vervangt het nummer van de creditnota niet.

Gebruik de factuurdatum, niet de vervaldatum. Op sommige documenten staan ook een leverdatum en een periode waarop de dienst betrekking heeft. Als die verschillende datums tot twijfel over de verwerking leiden, laat het document controleren.

Reken de totalen kort na

Een eenvoudige controle is: bedrag exclusief btw plus het btw-bedrag moet aansluiten op het bedrag inclusief btw. Een factuur met €100 excl. btw en €21 btw heeft een totaal van €121. Een herkend totaal van €100 klopt dan niet als bedrag inclusief btw.

Bij meerdere tarieven kun je niet één gemiddeld percentage kiezen. De aparte grondslagen en btw-bedragen moeten uit het document blijken. Controleer ook kortingen, negatieve bedragen op creditnota's en afrondingsverschillen. Een openstaand saldo kan lager zijn dan het factuurtotaal doordat er al een deel is betaald.

• Vergelijk de excl.-, btw- en incl.-bedragen.
• Controleer of een creditnota negatief is verwerkt.
• Let op 9% en 21% op hetzelfde document.
• Gebruik het factuurtotaal, niet een eerder betaald deel of het resterende saldo.

Herkenning is pas de eerste stap

In dit portaal probeert Gemini eerst de factuur uit te lezen. Als er geen leesbaar resultaat komt, kan lokale Tesseract-herkenning als terugval worden gebruikt. Die terugval heeft minder context en verdient extra controle. Een technische storing of toegangsblokkade wordt niet stilletjes vervangen door een andere verwerking.

Daarna controleer jij de velden en bereid je de boeking voor. Robert kijkt het voorstel na voordat hij het definitief verwerkt. Laat onbekende gegevens niet veranderen in verzonnen zekerheid: zoek het document erbij, vraag een ontbrekende factuur op of benoem je twijfel.