Een factuur en een bankbetaling zijn niet dezelfde boeking

Het document verklaart de aankoop, de betaling vereffent hem

Een leveranciersfactuur beschrijft wat je hebt gekocht en welk bedrag je moet betalen. De banktransactie laat zien dat je geld hebt overgemaakt. In een administratie waarin je facturen apart vastlegt, wordt de betaling gekoppeld aan die bestaande factuur.

Voor verkoop werkt het omgekeerd. Je verstuurt een factuur en houdt bij dat de klant nog moet betalen. Wanneer de betaling binnenkomt, werk je die openstaande post bij. Je maakt niet nogmaals dezelfde omzet aan.

Voorbeeld: een aankoop van €121

Je krijgt een factuur van €100 excl. btw, €21 btw en €121 totaal. Je bereidt die factuur voor en laat hem verwerken. Een week later betaal je €121. Die betaling is geen tweede aankoop van €121, maar hoort bij de factuur die al in de administratie staat.

Dit voorbeeld gaat alleen over het voorkomen van een dubbele verwerking. De juiste rekening, btw-behandeling en aangifteperiode moeten bij jouw situatie passen. Een betaling zonder document geeft daar op zichzelf onvoldoende informatie over.

Deelbetalingen en creditnota's vragen extra aandacht

Betaalt een klant een factuur in twee delen? Dan kan er na de eerste betaling nog een bedrag openstaan. Controleer of je niet per ongeluk de hele factuur als betaald markeert. Bij een betaling voor meerdere facturen moet je juist de verdeling over die documenten terug kunnen zien.

Een creditnota vermindert een eerdere factuur, maar een terugbetaling is weer een aparte geldbeweging. Bewaar zowel de documenten als de betalingen. Vraag bij onduidelijke combinaties hoe ze aan elkaar gekoppeld moeten worden.

• Controleer of de factuur al is verwerkt voordat je een bankregel behandelt.
• Vergelijk bedrag, tegenpartij en betalingskenmerk.
• Noteer welke facturen in één betaling zijn samengevoegd.
• Laat een onverklaard verschil open voor controle in plaats van het weg te boeken.

Een bankexport vervangt de facturen niet

Een export kan helpen om betalingen en ontbrekende stukken te controleren. Het bestand bevat meestal geen volledige informatie over wat je hebt gekocht en hoe het document is opgebouwd. Bewaar dus ook de onderliggende facturen en bonnen.

Automatische bankimport is bovendien iets anders dan definitief boeken. Spreek af welke gegevens een koppeling overneemt en wie ze beoordeelt. Ga niet uit van een bankkoppeling of importfunctie voordat duidelijk is dat die voor jouw administratie beschikbaar is.