Zakelijk en privé uit elkaar houden in je administratie

Maak het jezelf makkelijk met een duidelijke scheiding

Een aparte rekening voor zakelijke geldstromen kan het overzicht verbeteren. Controleer daarbij de voorwaarden van je bank; niet iedere privérekening mag voor zakelijke activiteiten worden gebruikt. Dit is een praktische aanbeveling, geen algemene uitspraak dat iedere eenmanszaak wettelijk een zakelijke bankrekening moet openen.

Gebruik dezelfde scheiding voor je documenten. Bewaar een zakelijke factuur op een vaste plek en geef aan wanneer je hem privé hebt betaald. Anders lijkt de factuur later onbetaald of wordt een vergoeding aan jezelf als nieuwe kosten gezien.

Een overboeking naar jezelf is niet automatisch loon of kosten

Bij een eenmanszaak zijn geldopnames door de ondernemer iets anders dan een salarisbetaling aan personeel. Een overboeking tussen je zakelijke en privérekening moet daarom herkenbaar worden vastgelegd, niet zomaar op een gewone kostenrekening.

Hetzelfde geldt wanneer je privégeld in de onderneming stopt. Het geld komt op de rekening binnen, maar dat maakt het niet vanzelf omzet uit een klantopdracht. Vraag bij de inrichting welke rekeningen je daarvoor gebruikt.

Bij gemengd gebruik heb je meer informatie nodig

Een telefoon, auto of andere aankoop kan zowel zakelijk als privé worden gebruikt. Dan is alleen de factuur uploaden niet altijd genoeg om de juiste verwerking te bepalen. Houd bij waarvoor je de aankoop gebruikt en bespreek welke informatie nodig is.

Ga niet zelf uit van een standaardpercentage omdat je dat in een voorbeeld hebt gelezen. De behandeling kan afhangen van het soort aankoop en de concrete situatie. Robert kan de administratieve verwerking bespreken; specialistische fiscale vragen horen bij een fiscalist.

Leg een voorgeschoten aankoop één keer vast

Stel dat je privé een zakelijke factuur betaalt en later geld naar jezelf overmaakt. Bewaar de factuur en noteer de oorspronkelijke betaling. De latere vergoeding mag niet ongemerkt nog een keer als dezelfde kosten worden geboekt.

Een korte toelichting voorkomt veel zoekwerk: 'Deze factuur is op 12 oktober vanaf mijn privérekening betaald.' Voeg geen complete privébankhistorie toe als alleen die betaling relevant is. Bespreek welke bewijsstukken nodig zijn en deel niet meer persoonlijke gegevens dan noodzakelijk.

• Noteer als een zakelijke factuur privé is betaald.
• Markeer privéaankopen die via de zakelijke rekening lopen.
• Benoem gemengd gebruik in plaats van het te verbergen.
• Laat twijfelgevallen beoordelen voordat ze definitief worden verwerkt.