Begin met documenten, niet met een ingewikkeld dashboard
Verzamel eerst je verkoopfacturen, ontvangen facturen, bonnetjes en bankafschriften. Daarmee kun je uitleggen wat je hebt verkocht, gekocht en betaald. Een banktransactie vertelt alleen dat er geld is verplaatst. De factuur of bon vertelt wat de aanleiding was.
Maak vanaf je start één plek voor deze documenten. Je mailbox is daarvoor onhandig: een factuur kan in een bijlage zitten, achter een downloadlink staan of naar een ander adres zijn gestuurd. Download het bestand en bewaar het bij de juiste periode.
- Houd verkoopfacturen en inkoopfacturen apart.
- Bewaar creditnota's samen met de bijbehorende factuur.
- Noteer welke documenten nog ontbreken.
- Bewaar het oorspronkelijke bestand, ook als software de gegevens overneemt.
Dit kun je zelf voorbereiden
Controleer bij een ontvangen factuur de leverancier, factuurdatum, het factuurnummer en de bedragen. Bepaal vervolgens bij welke grootboekrekening de aankoop hoort. Een telefoonabonnement is bijvoorbeeld iets anders dan materialen die je doorverkoopt. Gebruik de rekeningindeling van jouw administratie, niet een willekeurige lijst van internet.
Laat herkenningssoftware de eerste invoer doen, maar vergelijk het resultaat met het document. Software kan een klantnummer aanzien voor een factuurnummer of de geadresseerde voor de leverancier. Een groen vinkje betekent niet automatisch dat een boeking inhoudelijk klopt.
Kies een vast moment in de week
Plan bijvoorbeeld op vrijdag een kort administratiemoment. Werk de binnengekomen facturen bij, zoek ontbrekende bonnen op en controleer welke klanten nog moeten betalen. Hoeveel tijd dat kost, hangt af van het aantal documenten en de complexiteit. Het belangrijkste is dat je niet drie maanden aan losse eindjes laat ontstaan.
Houd twijfelgevallen in een aparte lijst. Schrijf niet alleen 'onduidelijk', maar bijvoorbeeld: 'Is dit een zakelijke aankoop of deels privé?' Daarmee kan iemand je gericht helpen zonder eerst je hele administratie te reconstrueren.
Zelf voorbereiden is niet hetzelfde als alles alleen doen
Bij Boek het lekker zelf! bereid je de boekingen voor en kijkt Robert ze na voordat hij ze verwerkt. Hij doet ook de btw-aangiftes. Je betaalt voor controle van het voorbereidende werk, niet om ieder gegeven opnieuw te laten overtypen.
Deze aanpak past vooral als je bereid bent je documenten netjes aan te leveren. Heb je voorraad, personeel, buitenlandse transacties of andere ingewikkelde situaties? Bespreek dan eerst wat je zelf kunt doen en welke begeleiding nodig is. Specialistisch fiscaal advies valt niet onder deze dienst.
Bronnen en achtergrond
Dit artikel geeft algemene uitleg over je administratie, geen persoonlijk fiscaal advies. Controleer bij bijzondere situaties de officiële regels of bespreek ze met een specialist.