Welke grootboekrekening kies je voor een factuur?

Kijk naar wat je koopt, niet alleen naar de leverancier

Dezelfde leverancier kan kantoorartikelen, apparatuur en producten voor doorverkoop leveren. Het is daarom niet genoeg om alle facturen van die leverancier automatisch op één rekening te zetten. Lees de omschrijving van de aankoop en bepaal waarvoor je die gebruikt.

Een terugkerend softwareabonnement hoort doorgaans bij een andere kostensoort dan materialen voor een klantopdracht. Gebruik de rekeningnamen in jouw administratie en spreek af hoe je terugkerende aankopen indeelt. Zo kun je de kosten over verschillende maanden vergelijken.

Gebruik voorbeelden als richting, niet als definitieve boeking

Een telefoonabonnement kan passen bij telefoon- en internetkosten. Een advertentiecampagne kan passen bij marketingkosten. Deze voorbeelden helpen je de indeling te begrijpen, maar zeggen niet automatisch hoe iedere factuur moet worden verwerkt.

Bij een laptop, voorraad, een vooruitbetaling of een gemengde zakelijke en privéaankoop is de keuze vaak minder simpel. Niet iedere betaling is direct een kostenpost op de winst-en-verliesrekening. Vraag bij zulke documenten eerst hoe ze verwerkt moeten worden.

• Telefoonabonnement: kijk bij telefoon en internet.
• Softwareabonnement: kijk bij software en abonnementen.
• Advertenties: kijk bij marketing en reclame.
• Duurzame apparatuur of voorraad: laat de verwerking controleren.
• Deels privé gebruikt: noteer het gebruik en vraag om beoordeling.

Neem geen rekeningcodes over uit een willekeurig voorbeeld

Een code als 4000 of 4500 heeft alleen betekenis binnen een bepaalde rekeningindeling. In een andere administratie kan dat nummer iets anders betekenen. Zoek de rekening daarom op in je eigen programma en controleer de naam.

Houd de indeling stabiel. Als je twijfelt tussen twee rekeningen, vraag om een vaste afspraak in plaats van per maand te wisselen. Een kleine lijst met voorbeelden van jouw meest voorkomende aankopen is vaak genoeg om de invoer sneller en consistenter te maken.

Wat je kiest in het klantportaal

In het klantportaal kies je uit de winst-en-verliesrekeningen van jouw gekoppelde administratie. Je bereidt een voorstel voor; je boekt niet zelf definitief naar e-Boekhouden. Robert beoordeelt de boeking en kan zo nodig een andere rekening gebruiken.

Een verplicht veld invullen is dus geen reden om iets te gokken. Voeg bij twijfel een toelichting toe en bespreek de juiste verwerking. De uiteindelijke controle is juist bedoeld om te voorkomen dat een aannemelijke keuze ongemerkt een verkeerde boeking wordt.