De termijn hangt af van de gegevens
De algemene termijn van 7 jaar geldt onder meer voor basisgegevens zoals het grootboek, de in- en verkoopadministratie en de debiteuren- en crediteurenadministratie. De Belastingdienst noemt gegevens over onroerende zaken en rechten daarop als categorie waarvoor 10 jaar geldt.
De bewaartermijn begint wanneer gegevens hun actuele waarde verliezen. Daardoor begint de termijn niet altijd op het moment waarop een document is gemaakt. Een doorlopend contract kan bijvoorbeeld langer relevant blijven. Gebruik geen automatische verwijderregel op basis van alleen de bestandsdatum.
Bewaar meer dan een lijstje met totalen
Je moet de administratie kunnen volgen en controleren. Een jaaroverzicht met alleen omzet en kosten vertelt niet welke facturen daarachter zitten. Bewaar daarom ook de documenten en relevante gegevens waarop de boekingen zijn gebaseerd.
- Verstuurde en ontvangen facturen en creditnota's.
- Bonnen en bankafschriften.
- Grootboek en overzichten van openstaande posten.
- Relevante contracten, afspraken en correspondentie.
- Databestanden en informatie die nodig is om de administratie leesbaar te houden.
Een herkend bedrag is geen vervanging van de factuur
De Belastingdienst geeft aan dat je facturen bewaart in de vorm waarin ze zijn verstuurd of ontvangen. Voor scannen gelden voorwaarden, waaronder een juiste en volledige weergave en het bewaren van echtheidskenmerken. Lees die voorwaarden voordat je papieren originelen weggooit.
Een boekhoudprogramma dat de bedragen uit een PDF haalt, bewaart daarmee niet vanzelf alle informatie uit de factuur. Zorg dat het oorspronkelijke document terug te vinden is. Let ook op bijlagen die achter een tijdelijke downloadlink staan: download ze zolang je toegang hebt.
Denk aan bewaren wanneer je van programma wisselt
Controleer voordat je een abonnement opzegt of je de gegevens én documenten kunt exporteren. Een CSV met boekingen is nuttig, maar niet hetzelfde als een compleet archief met facturen, contracten en de samenhang tussen de gegevens.
Een backup beschermt tegen verlies, maar je moet ook weten of je de bestanden later kunt openen en begrijpen. Bewaar exports op een beveiligde plek en controleer periodiek of ze leesbaar zijn. Laat twijfel over de juiste termijn beoordelen voordat je iets verwijdert.
Bronnen en achtergrond
Dit artikel geeft algemene uitleg over je administratie, geen persoonlijk fiscaal advies. Controleer bij bijzondere situaties de officiële regels of bespreek ze met een specialist.