Welke gegevens controleer je?
De Belastingdienst noemt onder meer de volledige namen en adressen van leverancier en afnemer, de factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer en een beschrijving van de geleverde goederen of diensten. Je vermeldt ook je btw-identificatienummer en, als je bij KVK bent ingeschreven, je KVK-nummer.
De factuur moet voldoende duidelijk maken wat je hebt geleverd. Alleen 'werkzaamheden' zegt weinig. Een omschrijving als 'Ontwerp van vijf productfoto's, geleverd op 20 oktober' is concreter. Leg ook de omvang van de dienst of de hoeveelheid goederen vast.
- Volledige namen en adressen van jou en je klant.
- Je btw-identificatienummer en KVK-nummer indien van toepassing.
- Factuurdatum en uniek opeenvolgend factuurnummer.
- Omschrijving en omvang van goederen of diensten.
- Datum van levering, dienst of relevante vooruitbetaling.
- Bedrag exclusief btw, uitgesplitst waar verschillende tarieven gelden.
- Btw-tarief en btw-bedrag.
Kies een nummering die je kunt blijven volgen
Je kunt bijvoorbeeld een jaartal combineren met een oplopend nummer. Belangrijker dan de gekozen opmaak is dat iedere factuur een eigen nummer krijgt en de reeks te volgen is. Gebruik een nummer niet opnieuw wanneer een klant annuleert of wanneer je van software wisselt.
Een factuur die al is verstuurd, moet je niet stilletjes vervangen door een bestand met andere bedragen onder hetzelfde nummer. Laat bij een fout bepalen welke correctie nodig is en bewaar de samenhang tussen de oorspronkelijke factuur en de correctie.
Controleer de bedragen voordat je verstuurt
Als op jouw dienst 21% btw van toepassing is, leidt €100 exclusief btw tot €21 btw en €121 inclusief btw. Dit is een rekenvoorbeeld, geen uitspraak dat iedere dienst 21% btw heeft. Het juiste tarief of een vrijstelling hangt af van de prestatie en de situatie.
Zet je betaalgegevens en de afgesproken betaaltermijn duidelijk op de factuur. Die praktische informatie helpt je klant betalen, maar een IBAN en betaaltermijn vervangen niet de verplichte factuurgegevens. Controleer ook of het rekeningnummer juist is voordat je het bestand verstuurt.
Bij bijzondere situaties gebruik je niet blind hetzelfde sjabloon
Voor onder meer vereenvoudigde facturen, verlegde btw en bepaalde buitenlandse transacties gelden aangepaste regels. Gebruik dan de specifieke informatie van de Belastingdienst. Heb je te maken met de KOR of vrijgestelde prestaties? Vul niet automatisch het standaardtarief van je sjabloon in.
De Belastingdienst noemt voor facturen waarvoor de gewone factureringsplicht geldt een uiterste verzenddatum van de 15e dag van de maand na de levermaand. Dat is iets anders dan de datum waarop jouw klant moet betalen. Controleer de officiële uitleg als je niet zeker weet welke factureringsplicht op jouw transactie van toepassing is.
Bewaar de verstuurde factuur ook zelf en houd apart bij wanneer de betaling binnenkomt. Daarmee voorkom je dat je later alleen een mailbericht hebt, zonder de versie die naar je klant is gegaan.
Bronnen en achtergrond
Dit artikel geeft algemene uitleg over je administratie, geen persoonlijk fiscaal advies. Controleer bij bijzondere situaties de officiële regels of bespreek ze met een specialist.