Je btw-aangifte voorbereiden: welke stukken moeten compleet zijn?

Controleer eerst je aangiftetijdvak

De Belastingdienst laat weten over welk tijdvak je aangifte doet. Dat kan een maand, kwartaal of jaar zijn. Neem dus niet automatisch aan dat je als starter per kwartaal aangifte doet, maar kijk wat voor jou is vastgesteld.

Voor een gewone kwartaalaangifte is de uiterste datum doorgaans de laatste dag van de maand na het kwartaal. Controleer de actuele tabel van de Belastingdienst voor jouw aangifte en betaling. Bij een ander tijdvak of bijzondere situatie kunnen andere datums gelden. Aangifte doen en op tijd betalen zijn twee afzonderlijke dingen.

Zorg dat de periode echt compleet is

Verzamel de verkoopfacturen, ontvangen facturen, bonnen en creditnota's. Controleer abonnementen waarvoor je de factuur zelf moet downloaden. Geef aan wanneer een stuk ontbreekt; dat is belangrijker dan een administratie die compleet lijkt maar het niet is.

Gebruik bankafschriften om ontbrekende betalingen of documenten op te sporen. Boek een betaling niet opnieuw als kosten wanneer de factuur al verwerkt is. Welke periode voor de btw relevant is, hangt onder meer af van de toepasselijke regels; schuif documenten niet zelf naar een andere periode omdat de betaling later kwam.

• Alle facturen en creditnota's van de periode verzameld.
• Herkende bedragen en btw-regels gecontroleerd.
• Ontbrekende stukken expliciet gemeld.
• Buitenlandse facturen en gemengd privégebruik apart benoemd.
• Openstaande vragen tijdig aan de controleur doorgegeven.

Geen omzet betekent niet vanzelf geen aangifte

Als je aangifte moet doen, moet dat ook wanneer je in het tijdvak nog geen omzet hebt gemaakt of geen btw hebt berekend of ontvangen. Ga dus niet uit van stilte als oplossing. Controleer de aangifteplicht die voor jou geldt.

Vrijstellingen en regelingen kunnen invloed hebben op je situatie. Dit artikel geeft geen persoonlijke fiscale beoordeling. Heb je een brief ontvangen die je niet begrijpt, leg die dan tijdig voor in plaats van pas na een gemiste deadline.

Spreek af wie wat doet voor de deadline

Bij Boek het lekker zelf! bereid jij de boekingen voor en doet Robert de review en de btw-aangiftes. Spreek vooraf af wanneer je de complete stukken aanlevert. Op de laatste dag uploaden laat weinig ruimte om nog een ontbrekende factuur of onduidelijke boeking op te lossen.

Controleer na het afronden welke aangifte is gedaan en welk bedrag eventueel betaald moet worden. Een ingediende aangifte zorgt niet vanzelf voor een bankbetaling. Houd de betaalinstructies en uiterste datum bij de administratie van die periode.